みなさんは会社で様々な成果発表や自分のプロジェクトの進捗報告をする機会はよくあると思います。
そんな時、必ず悩むのが
自分の考えが人に伝わらない。
上司の承認をもらえない。
上司に正しく伝えるためには実は重要なポイントがいくつかあります。
私も数多くのプロジェクト報告を実施したり、昇格発表をしてきました。
加えて多くの部下からの報告資料や昇格発表を指導や評価をしてきました。
その経験を踏まえて、評価される報告資料作成のポイントをお伝えします。
これを実践すればかならず上司の評価が高くなるはずです。
知っているようで意外にみなさん意識していないことが多いのでぜひ取り入れてみて下さい。
報告する際に気をつけるポイント
報告する際に気をつけるポイントをお伝えします。
・誰に報告するのか
・報告する人の評価軸を理解しているか
・常日頃からの信頼関係はできているのか
・誰に報告するのか？
よく陥りがちなのは
誰に報告するのかを意識していないことです。
自分の伝えたいことだけ考えて、資料を作る人が本当に多いです。
・相手はどんな人ですか？
・この報告する内容をどこまで理解していますか？
最低限、ここを抑えて報告すべきです。
みなさんは大谷翔平選手を知っている人と知らない人と同じ話し方をしますか？
知っている人にはいきなり細かい話をしても相手は理解してくれます。
でも、野球を知らない彼女とかに説明する時をイメージして下さい。
まずどういう人なのか、何がすごいのか？から説明しますよね。
それと同じです。
まずは大谷翔平選手はピッチャーとバッターの二刀流をプロの世界で続けており、
現在メジャーリーグに挑戦してどちらの実績も残している超一流のプロ野球選手です。
という前段の説明が必要になります。
こういった説明が意外に仕事では抜けていることが多い。
全てを知っている前提で資料が語られていることが多い。
気をつけましょう。
もし報告相手が普段から報告している直属の上司なら詳細説明は不要でしょう。
でも、部長や役員、もしくは他部署の人へ報告する際には絶対必要になります。
報告する相手がどんな人なのか、
報告内容を事前にどこまで知っている人かを
理解しておく必要があります。
仮に報告する人がどこまでの知識をもっているかわからない場合もあります。それでも
予めこの人はどこまで知っているかを予測して報告資料を作成して下さい。
・相手の評価軸を知っているのか？
これも重要です。
相手は何を知りたいのか？
どこを評価ポイントにしているのか？
ここを抑える必要があります。
よく、自分の伝えたい事ばかりを意識している人がいます。
はっきり言います。
自分の伝えたいことは、相手が評価する軸を意識して伝えてないと相手に届きません。
簡単にいうとどういう点を知りたがっているのか、どういう点をみて判断する人なのかを
事前に理解しておくことです。
あるレストランの売上報告をする場面があったとします。
常に一緒に仕事をする店長であれば月の売上から日々の売上、客単価、売上が高かった時間帯
などが知りたいことになります。
仮に報告する相手はメニューの商品開発の部長だったら上記の説明はどうでしょうか？
売上報告だったとしても聞きたいポイントは変わってきます。
携わった新商品の売上がどうだったのか？
その売れたお客様の層がどうだったのか？
評判は？
リピートはあったのか？
等が聞きたいと思います。
つまり、
報告相手がどんな事を期待しているのかを正しく理解することが大事です。
・常日頃から信頼関係ができている人か？
え、こんなの関係ないのでは？
と思う方が多いと思います。
会社生活の中で
同じ言い方をしても、上司から承認をもらえる人と、いちいち突っ込まれる人っていませんか？
それと同じです。
報告する前から上司は人によってチェックのレベルを変えているのです。
常に丁寧な仕事をして報告もしっかりしているA君とあまり報告していないB君が同じプロジェクトをしているとします。
A君なら考え方や方向性があっているのを確認できれば大体承認されます。
一方B君が説明しても『本当か。それは事実なのか？』と質問が沢山して審議を確かめます。
これは紛れもない事実です。
私もそうです。相手によってチェックレベルを変えています。
逆に言うと報告相手が自分のことをほとんど知らない人への報告は
相当入念な準備が必要になります。
普段からどうすれば信頼関係構築できるのかは知りたい方はこちらをご覧下さい。
相手に理解される報告資料の作り方
つぎは報告の中身についてです。
・最重要課題は何かを考えよう
報告する際にいろいろ課題があり
これも課題で、あれも課題です。だからあれとこれをやりたい。宜しいでしょうか？
で、一体何が重要なのかよくわからない報告を聞く時があります。
下記の図に従って考えて下さい
まず、今回の達成したいあるべき姿をイメージして下さい。
そして、現状はどうでしょうか？
達成する為に大きなギャップがあることがわかります。
そのギャップを埋める為にやらなければいけない事を思いつくだけ列挙して下さい。
その中から一番やらなければいけないことが何かを考えて下さい。
それが最重要課題です。
つまり、あなたが一番報告しなければならない事です。
これをやることで自分が大事だったことが実はたいした課題ではない事に気づいて
真の重要課題が理解できるようになります。
これを念頭に置きながら資料をつくりこんでいくと相手の理解度は圧倒的に違います。
・ストーリーが流れているか意識しよう
報告の内容に一貫性がなく、折角最重要課題を見つけて報告しても、順番がバラバラだったら極端に理解度が下がってしまいます。
そうならない為のチェックの仕方を教えます。
それは
声にだして実際に説明してみる。
これをすることで、客観的にストーリーが流れているかを
チェックすることができます。
例えばPowerPointで資料を作成している際に
次のスライドと次のスライドが繋がっていない事がよくあります。
実際話すことで
次のスライドに繋がるように話そうとするので、資料が流れを確認しやすくなります。
・Q＆Aを徹底的に準備しよう
資料作って力尽きる人がいますが、
実はQ＆Aの準備は絶対にして下さい。
理由はふたつあります。
ひとつは
折角プレゼン資料が完ぺきでも、Q＆Aが適当だと信頼度が下がるからです。
本当にもったいないですが、実際よくあります。
Ｑ＆Ａを準備していないと質問された時に必要以上に動揺する人います。
『さっき報告内容、本当だろうか』とか、『何か大事なことを隠している』とか
相手に伝わってしまいます。実際、そうでなくてもそう思われてしまいます。
必ず本番までにQ＆Aを考える時間を確保しておきましょう。
二つ目は
自分の資料の足りないところや理解が足りていない事が明確になります。
これは何故何故を繰り返し、答えを考えていく中で
物事を深く考えるようになり、自分の頭の中が整理されるからです。
次にＱ＆Ａを作成する際の注意点です。
それは
報告する相手が過去どのような質問をしたのか（内容ではなく、何故その質問をしたのかを理解する）
その人の確認するポイントは毎回同じです。
質問が来た際に
待ってましたとばかりに理路整然をと説明して下さい。
これを繰り返すことで、あなたへの信頼度は必ず上がっていきます。
私自身も資料の確認するポイントはいつも同じです。
過去、いろんな方へ報告してきましたが、人の切り口考え方は常に一貫性があります。
・一晩資料を寝かして、次の日読み返してチェックする
資料を作っていると陥りやすいのは
視野が非常に狭くなり、思考が停止する状態になることです。
その結果資料を他人が見てもわかりにくかったりします。
そんな時にとっておきの秘訣を教えます。
それは
一晩寝かせる。
え、と思われる方もいると思いますが、効果は抜群です。
資料作成に行き詰ったら、一旦本日の作業は中止して
明日朝、読み返してみて下さい。
たったそれだけで、頭がクリアになり、悩んでいたことが解決する、
資料の誤った点を発見できます。
一晩寝かせるやり方は資料づくりだけでなく、メールや行き詰った時にぜひ試してみて下さい。
但し、注意して下さい。
『今日はやる気がないから、明日やろっと』
それはただの問題の先送りです（笑）
あれこれいろいろ考えて、煮詰まったり、完成したと思った時に最終チェックする時に一晩寝かせるて次の日考えると効果的ですと言っているだけですので、お間違え無いようにしてください。
仕事は初動が大事なのは言うまでもありません。
まとめ
今回は上司にウケル報告の仕方について説明しました。
まず報告資料を作る前に
誰に報告するのかを考え、何を聞きたいのか、何を求めているのかを考えて下さい。
そして資料づくりは再重要課題がポイントです。
最重要課題を書き方はあるべき姿と現状を書いて、そのギャップを埋める為に何をすれば良いかを考えて下さい。その中で一番やるべきことが最重要課題です。
次に資料が終わったらQ＆Aを準備する。
その際はぜひ相手が過去質問した事項を思い出してそれを踏まえて、Q＆Aを作って下さい。
今回の報告の仕方は私が会社生活20年以上の間に経験したプレゼンのポイントをまとめました。
きっと役に立つと思うのでぜひ試してみて下さい。
最後まで読んで頂きありがとうございます。
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