1日百件以上の仕事メールを見ると、自然と読みたくなるメール、後回しにするメールがでてきます。
若いころはよく何で上司は読んでくれないのだろう、上手に伝わらないのだろうと良く思いました。
思い当たる方は是非この５つのポイントをみて、自分が一つでも当てはまったら改善してみて下さい。
ではポイントを紹介します。
１．表題が本文と内容が合っていない
２．結論が最後まで読まないとわからない
３．読み手の事を考えていない
４．メールの内容が旬を過ぎている
５．チェーンメールを最初から読まないと意味が分からない
新入社員の時はメールの教育もありましたが、今はもう忘れました。
そんな方が多いのではないでしょうか。
では説明していきます。
１．表題が本文と内容が合っていない
そんな人いないよと思うかもしれません。でも意外に多いです。
なんかメールを読んでくれない（後回しにされている）と感じる時は表題を変えてみることをおすすめします。
本当によく多いのは返信返信のメールの繰り返しでいつの間にか表題と中味が変っているケースです。
表題：Re.re.re.re.‥ A社の見積り内容について
上記の表題で途中から実はA社の見積り内容の話からA社の別の内容に変わっていたりする事があります。最近は情報共有を目的として多くの関係者にCCを入れてメールすることがありますが、実はこのメールの返信の繰り返しにより、
実はCCの人が対応しなければならない内容に変わっている可能性があります。
表題から自分とは直接対応する必要がないと判断します。
特にCCの時はそのメールを読むのをあなたの上司は間違いなく後回しにすると思います。
相手に少しでも早く読んでほしいと思うなら、表題と本文が途中からずれていると感じたなら、表題を書き直してください。
そうすれば間違いない当事者の方は読んでくれます。また、メインで読んでほしい人がCCになっていたら、手間でもメインの宛先に変更しましょう。
私の場合は、全てCCは後回しにして、読むメールの順番は表題で決めます。
みなさん、気づかないうちに結構やっている方が多いので是非気をつけてみると良いです。
２．結論が最後まで読まないとわからない
いらいらするメール第１位はこれです。
このメールは一体何が言いたいのだろうか？
そういうメールは大体長文です。実際会って話してみるとやっぱり同様なケースが多いです。
例えばこんなケースです。
表題：わが社のAの問題に対する対応策
営業部の田中です。
表題の件、Aの問題について検討しましたので報告します。
解決策として通常Bが最適解ですが、でも最悪Cになるケースも想定して対応しなければいけません。
更に深掘りしていくとDのソリューションもでてきたことから、BとCとDの３つのメリットデメリットを考える事にしました。
（中略）メリット、デメリットの説明
そうするとAとDは甲乙つけがたく、設計、企画部門へ協議する必要があります。
私個人的にはCも捨てがたい選択肢だと考えており・・（以下迷っていることが続く）
これをみるとわかりますよね（笑）
忙しい時に、このメールを読むと田中さんに殺意しか生まれません。
ずばり、結論を先に言いましょう。
３．読み手の事を考えていない
最近、独特のこだわりを持つ人がいます。
正直、世代ギャップなのかと思いましたが、明らかに損していると思うので、もし自分本位の為にやっているなら改善した方がよいと思います。
妙にフォントが小さい。
最初の表題から一切変えない。
注意しましたが、自分のポリシーのようです（笑）。
よって周りの人も注意をするのをやめました。
こんな感じです。
表題：Re.re.re.re.re.reA社の訪問について
田中です。お疲れ様です。
実は仕事の件で大事な相談があります。
将来のステップアップに企画部門への異動を考えているのですが、・・・・
（中略）長文
どう思いますか、ご意見下さい。
上司の人は目が悪い人が多いです。正直、拡大してみなければならず、メールを読むのを後回しにしがちです。
しかも、A社の訪問については関係ない（笑）
この極端に内容が違うようにしましたが、A社の訪問の内容を読むつもりで読み始めると個人的な相談だったりするメールは、
お昼に夕飯は焼肉にしようと話をしていたのに、夜になって魚料理に急遽かえ、気持ちはお肉を食べる気持ちになっているのと少し似ています。違うかな（笑）
損しているのでやめましょう。このメールの返事は間違いなく遅くなります。
４．メールの内容が旬を過ぎている
私の会社は議事録を24H以内に発行しろと言われています。
昔は3日以内と言われていたのに、よりスピードが大事な時代になったということでしょうか？
でも、24H以内に議事録や新しく仕入れた情報を展開するのは、色々会議がある中で本当に難しいです。
個人的には全てを24H以内に打つ必要はないと思いますが、直ぐに伝えた方が良い内容は相手も直ぐ知りたい内容ですので、ぜひ優先順位を決めてメールして下さい。
たまに、
え、今このタイミングでこの程度のメール？
ちょっと前ならわかるけど、この内容を今頃ですか？という事がたまにあります。
直ぐにメールしていれば、鮮度のある内容だったのに、3日遅れただけで、逆にマイナスになるメールになるケースもあります。
情報の鮮度を意識していくと、あなたのメールは間違いなく、優先的に読まれるようになります。
５．チェーンメールを最初から読まないと意味が分からない
これも良くありますね。同じメールで返信を繰り返し、ずっと議論しているパターンです。
最初から読んでいるメンバーには話についていけると思いますが、上司の場合は大体問題になってから、宛先を追加されるケースが多いです。
そんな時に死ぬほど長いチェーンメールがついているとどっと疲れが出ます。
問題が起こっているから読まなければいけない、でも文章が長すぎる。
そんな上司を気にしてくれる優秀な部下はこんなことをしてくれます。
最初にチェーンメールの論点を書いてくれます。
正直これはすごいうれしいです。補足でチェーンメールは今は読まなくても大丈夫ですと一言添えてあると
ありがとう。という気持ちになります。
こういう事をしてくれる人は意外にいないです。
上司なんだから部下のメールは読んで当たり前でしょと思っている方が多いのです。
非常に残念です。
まとめ
今回はメールについて、5つの観点で書きました。
結構当たり前の事ばかりですが、この５つのポイントを意識するだけで格段に周りの人に優先的にメールを読まれるようになります。
１．表題が本文と内容が合っていない
２．結論が最後まで読まないとわからない
３．読み手の事を考えていない
４．メールの内容が旬を過ぎている
５．チェーンメールを最初から読まないと意味が分からない
最近は注意しても直さない人がいます。自分の整理には変えない方が良いと思っているようです。
完全に読み手の事を無視しています。内容が良いともったいないなあと思います。
たったそのひと手間だけで、大分印象も変わるし、周囲からのメールの返信も早くなってくるはずです。
