コロナがずっと続いており、現在テレワークが当たり前になってきました。
1年前はこんなに続くと思っていませんでしたが、テレワークが主流の働き方になるのは間違いないでしょう。
恐らく、コロナが終わっても週の２・３回はテレワークになるでしょう。
その中でどうすればチームをまとめ上げればよいのでしょうか？これは難しい問題です。
私も手探りの中でもこれは良いなと思う5つの方法をお伝えします。
１．必ずWEBカメラのオンを義務付ける会議を決める
テレビで見るテレワークは必ずWEBカメラがオンになっていますが、意外にカメラを写さないで音声だけで会議している会社も多いのではないでしょうか？
私の働いている職場もそうです。
カメラをONしたくない理由はいろいろあると思いますが、
ラフな格好で仕事をしているので見られたくない
お化粧していないからカメラをONできない
部屋をみられたくない人はいると思いますが、今なら背景はバーチャルにできますので、主にこの二つかと思います。
こんな時におすすめは、
毎日1回カメラONの会議を義務付ける事。
理由は何でも良いですが、やっぱり毎日の部下の状態をしっかり問題ないか見ておきたい。みんなの顔がみたい。そういったシンプルな理由でいいと思います。
最初は激しい抵抗されましたが、ずっと一人で寂しい、音声だけの会話では寂しいと思っている方は多いです。若手の一人暮らしの人は特にです。次第に慣れてきて、今は当たり前になっています。
こういう事をするだけで格段にコミュニケーションがアップします。
２．毎日相談タイムを設ける
昔なら
『すみません。ちょっと教えて下さい』
と気軽に言えたのに、上司の状態がよくわからないので、非常に相談しにくい。
出社日まで相談するのを待つという状況を打破するために、
毎日決まった時間に1時間相談タイムを設けました。
具体的には相談タイムの会議案内を送って部下時間を決めてしまいます。上司だけが必ず出席して、誰かが参加するまでは会議に参加した状態で、別の仕事をして待っているだけです。
確かに1件も相談ない日もありますが、3件、4件相談がある時もあり、中々の好評のようです。
また、会議案内で部下のスケジュールをブロックしているため、部下に聞くときでもこの時間を使って呼び出せば繋がりやすい。まさに一石二鳥です。
ただし、欠点があります。相談タイムの時間で一人出席して待っていて、誰からも質問がない時は少し寂しいです（笑）
３．昼礼で雑談をする
仕事中、ふと立ち話とかで雑談になる時有りますよね。
長い時間やっているとただの仕事をしていない人になるのですが、仕事にリフレッシュやコミュニケーションの強化には重要だったことに気が付きました。
その為、昼礼を設けて、連絡事項を伝えるだけでなく、雑談するように心がけています。
少し、くすっとするようなちょっとしたエピソードやテレワークあるあるでもなんでも良いです。
・会議中、子供が乱入する。
・妻が掃除をしだす。
・犬が吠える。
こんなあるあるいくらでもあると思います。
積極的に部下のみなさんとコミュニケーションをとっていきましょう。
また昼礼前も時間がある時は早めにオンラインに入ってもらい、雑談OKとしております。
これは上司と部下だけでなく、チーム内のコミュニケーションを強化を狙いとしております。
週１，２日のテレワークだとそんなに寂しくないですが、全部テレワークとなると本当に家族がいない独身の方は孤独で寂しくなるようです。特に仕事が大変なときは、やっぱり一番会社に行きたいと思うようです。
そういう時は結構昼礼前から勝手にみんなで話をして活用しています。
４．挨拶の徹底（仕事始まりと終わりの挨拶）
何気ないルールですが、誰が仕事をやっているのか、誰が仕事を終了したのか？
把握することは大事だと考えます。
確かにTeamsなどはステータスから自分の状態を伝える事ができますが、それでは何か一体感がなく、課のチームで仕事をしている感じがしないです。
その為、はじまりと挨拶は課でグループチャットを設定して、全員が仕事始まりと終わりの挨拶を徹底することにしました。
『おはようございます。本日の業務を開始します』
『本日の業務を終了します。お疲れ様でした』
これだけで結構です。シンプルです。
私はこれに対して必ず返事をします。チームのみんながこれをどう思っているか知りませんが、この簡単にやりとりでも会話をしている感じが私は感じます。
５．チャットを多用する
ちょとした案件や会社にいたら、普段メールではなく、話しかけるようなちょっとしたことは是非チャットで活用しましょう。
例えば、
『急ぎのメールをしましたので確認して下さい』
『この業連、至急承認して下さい』
『Aのプロジェクト、問題なく進んでいますか？』
本当につかつか机に来て一言声をかける程度の内容のレベルです。
ルールでは絵文字のようなサインも多様するのが礼儀ではなく、普通のやり取りのようですが、
私個人的には馴染めません。文字で表現した方が失礼がないと思います。
これは人によってだと思いますが、上司や先輩に対しては多用しないようにしましょう。
いづれにしてもチャットは重要なコミュニケーションツールです。
メールではこのカジュアル感、手軽さの面で良いです。
上司から積極的に活用して話しかけていきましょう。1日部下1人に対して1回はチャット。
心がけてみましょう。
まとめ
テレワーク時代の部下とのコミュニケーションをよくする５つの方法を紹介しました。
既に知っている事も沢山あったかと思います。
ここで重要な事は
知る事ではなく、実践すること
です。まだ、会社の中でも人によって、コミュニケーションの取り方が違いがあるように
テレワークでも当然、心地よいコミュニケーションは違うと思います。
1～５の例を活用して頂き、すこしでもコミュニケーション強化に一助になれば幸いです。
